La gestion de formation implique bien plus que ce que beaucoup de gens pensent. Il ne s’agit pas seulement de programmer des sessions de formation et de suivre les présences. Les entreprises ont besoin de formation en raison des exigences en matière de licence et des normes sectorielles. C’est ainsi que les organisations prouvent leur conformité et obtiennent leur accréditation. Si les membres du personnel ne renouvellent pas leurs licences ou si une organisation perd son accréditation, l’organisation elle-même peut en souffrir au point de devoir fermer ses portes ou de subir de lourdes pénalités et une perte de revenus.
Lorsque l’existence même d’une organisation dépend de l’agrément et de la formation de ses membres aux dernières procédures et aux meilleures pratiques, la gestion de la formation ne se limite pas à la programmation des sessions et au suivi des présences.
C’est pourquoi les responsables de la formation qui réussissent utilisent un logiciel de gestion de la formation pour assurer le suivi de tous les évènements de formation, de la formation des employés et des résultats agrégés. Les logiciels de gestion de la formation permettent aux responsables et aux dirigeants de suivre et d’analyser les données, d’accéder au contenu de la formation et de se connecter à une variété d’outils et de contenus tiers.
Dans cet article, nous aborderons les cinq principaux avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de formation.
Les 4 avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de formation
1. Un gain de temps et d’argent
Le temps des réunions visio est révolu. Vous souhaitez faire passer une information à toute votre équipe ? Vous téléchargez la vidéo d’une session de formation sur une nouvelle politique qui concerne tout le monde dans votre organisation. Vous envoyez une notification par e-mail indiquant que la nouvelle vidéo est disponible et que tout le monde doit la regarder et passer un test dans les six semaines.
Les résultats des personnes qui regardent la vidéo et font le test sont enregistrés dans votre logiciel de gestion de la formation. À deux semaines de la fin de la formation, vous constatez qu’un quart des employés n’ont pas suivi la formation. Le système envoie donc un rappel automatique indiquant que tout le monde doit suivre la formation avant la date indiquée. Des rappels sont ensuite envoyés à une semaine de la date limite, à cinq jours, à trois jours, etc.
Une fois la formation terminée, vous pouvez consulter les taux d’achèvement sur votre tableau de bord visuel et voir à quel point vous êtes proche de satisfaire aux exigences de la formation d’accréditation.
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2. Fournir une formation cohérente au personnel, indépendamment de l’équipe ou du lieu
Un autre problème auquel sont confrontées les grandes entreprises est de s’assurer que la formation qu’elles reçoivent est cohérente, voire identique, dans les informations fournies. Si vous avez déjà donné plusieurs fois une présentation, quelle qu’elle soit, vous savez qu’il est facile d’oublier quelque chose ou de manquer de temps avant d’avoir terminé tout ce qui est prévu au programme. Si seulement vous aviez tout le monde dans la salle en même temps, vous sauriez qu’ils ont tous reçu des informations identiques en même temps.
Mais dans notre modèle de présentation multi-sessions ci-dessus, ce n’est pas possible. Si les sessions en direct sont trop nombreuses, il est difficile de s’assurer que vous dispensez une formation cohérente à votre personnel.
Là encore, le contenu et les tests de formation en ligne peuvent faire toute la différence. Si vous téléchargez une vidéo de formation sur votre logiciel de gestion de la formation, que vous demandez à vos employés de la regarder et que vous leur faites passer des tests, vous savez qu’ils suivent tous le contenu de la formation au même rythme et qu’ils le comprennent au même niveau. Cela contribue également à améliorer vos problèmes de responsabilité, car si des questions se posent sur le type de formation que chacun a reçu et sur le fait qu’elle ait été suivie ou non, vous pouvez démontrer que tout le monde a eu accès aux mêmes informations complètes sur la formation et que tout le monde l’a suivie.
3. Simplifie votre conformité
Le maintien de la conformité aux exigences d’accréditation et de licence peut être un processus long et ardu. Selon l’organisation et les exigences, il peut s’agir d’une entreprise majeure qui n’a lieu que tous les cinq ans et qui implique une personne travaillant à plein temps pour s’assurer que tout se passe bien.
D’autres organisations ont souvent un comité de personnes qui sont constamment en train de sortir des dossiers, de compiler des données et d’organiser la participation aux formations pour s’assurer que tout le monde a assisté à toutes les sessions appropriées.
Avec le bon logiciel de gestion de formation, vous devriez être en mesure de faire correspondre toutes vos exigences en matière de formation à vos normes d’accréditation afin de pouvoir comparer côte à côte ce qui a été réalisé et ce qui doit encore l’être.
Une fois la formation terminée, le logiciel de gestion de formation peut mettre à jour votre logiciel d’accréditation, et vous pouvez suivre la formation continue de votre personnel et vous assurer que vous respectez toutes les étapes et échéances importantes de l’accréditation.
Votre logiciel de gestion de formation peut également vous avertir, vous et vos collègues, lorsque leurs certifications et leurs licences sont sur le point d’expirer. Vous pouvez également recevoir des notifications lorsqu’ils se sont inscrits à la formation requise, puis lorsqu’ils l’ont terminée.
4. Améliore l’engagement des employés grâce à un retour d’information et à des enquêtes régulières
Les employés veulent se sentir engagés et appréciés dans leur travail. Malheureusement, les recherches montrent que seulement 31,5 % des employés se disent engagés, 51 % ne se sentent « pas engagés » et les 17,5 % restants se sentent « activement désengagés ». C’est dommage quand on sait que les entreprises dont les employés sont très engagés sont 21 % plus rentables que les entreprises dont les employés sont peu engagés.
L’éducation et la formation sont également importantes. Selon une étude, seuls 37 % des employés sont satisfaits des possibilités de formation offertes par leur entreprise actuelle. Et 58 % des travailleurs pensent que leur entreprise n’offre pas suffisamment de possibilités d’apprentissage. L’une des façons d’améliorer l’engagement est d’offrir des possibilités de formation et de développement professionnel.