Les employeurs doivent conserver les documents électroniques relatifs aux salaires pendant 50 ans (ou jusqu’à ce que l’employé ait atteint l’âge de 75 ans). La conservation de ces documents doit respecter les obligations légales de « confidentialité », « pas de falsification des documents » et « accès facile aux documents ». Un coffre-fort électronique est une solution pratique pour répondre à ces obligations.
Coffres-forts électroniques : définition
La solution de coffre fort électronique bulletin de paie est adapté à la conservation et à la protection des documents immatériels. Ils peuvent stocker toutes les données numériques telles que les factures, les contrats, les brevets, les extraits de compte, les documents financiers et les preuves de paiement. Les documents peuvent également être partagés entre différents utilisateurs.
Le service coffre-fort numérique est généralement proposé par des start-up. L’hébergement se fait dans le cloud.
Coffres-forts numériques et justificatifs de paiement invisibles — quel est le rapport entre les deux ?
La loi n’oblige pas les employeurs faire des fiches de paie électroniques pour leurs salariés. Cependant, les entreprises sont encouragées à numériser autant de documents administratifs que possible. Si une entreprise décide d’utiliser des fiches de paie électroniques, elle doit en informer les salariés au moins trente jours avant la publication et la remise de la première fiche de paie électroniques.
Remarque : les travailleurs peuvent demander à continuer à recevoir des fiches de paie sur papier. Une telle demande doit être faite expressément et par écrit. Si une telle demande est reçue, l’entreprise doit réimprimer le bulletin dans un délai de trois mois. Les bulletins de paie peuvent être envoyés en personne ou par courrier.
Utilisation des coffre-fort numériques pour les fiches de paie
Un coffre-fort électronique devrait être utilisé pour conserver et transmettre les fiches de paie. C’est dans ce coffre-fort que les travailleurs reçoivent leurs fiches de paie et autres documents administratifs.
Les salariés sont généralement avertis par courrier électronique lorsque les documents ont été déposés. Ils peuvent alors se connecter à leur coffre-fort personnel via un programme sécurisé afin de consulter et de télécharger les documents. L’employeur doit conserver ces documents pendant au moins 50 ans ou jusqu’aux 75 ans de l’employé et veiller à ce qu’ils soient librement accessibles.
Quels sont les avantages des bulletins de paie électroniques et des coffres-forts numériques ?
Pour les employeurs :
- Moins de consommation de papier
- Distribution plus facile, plus rapide et plus économique
- Meilleure conservation et sécurité des documents
Pour les salariés :
- Rangement plus facile des documents personnels
- Meilleure accessibilité des documents
- Gestion plus simple des documents
- Meilleur classement et sécurité des documents
Coffres-forts et bulletins de paie électroniques : une solution pratique et efficace
Compte tenu de ces obligations, il est important d’utiliser des coffres-forts électroniques pour conserver les documents de paie de l’entreprise.
En tant qu’employeur, vous pouvez archiver et conserver les fiches de paie dans un coffre-fort électronique pendant des décennies. Cela vous permet de respecter plus facilement les obligations légales en matière de confidentialité, d’accessibilité et d’intégrité des données des fiches de paie.
En outre, le logiciel de paie gère et stocke automatiquement et de manière centralisée les bulletins de paie mensuels publiés. Le coffre-fort numérique complète donc le logiciel de paie en permettant l’archivage des données pour une période donnée (par exemple, tous les six mois ou tous les ans). Le coffre-fort numérique offre une solution pour la saisie, l’archivage et le stockage à long terme des données.